こんにちは、皆さん。今日はクリニックの電話対応について、好印象を持ってもらう方法についてお話しします。
患者さんがクリニックに電話をかける際、私たちの対応がいかに重要かを理解して、良い印象を与えるよう心掛けましょう。
電話対応の3原則：
まず、電話対応には3つの重要な原則があります。
それぞれを理解し、実践していきましょう。
１．迅速に：
最初の原則は「迅速に」です。電話が鳴ったら、できるだけ早く受話器に出るようにしましょう。
患者さんは予約や症状の相談など、重要な用件で電話をしていますので、迅速な対応が信頼感を生み出します。
２．正確性：
次に、「正確性」です。患者さんからの情報は正確に受け止め、的確な回答をすることが大切です。
必要な情報を的確に引き出すことで、スムーズなコミュニケーションを実現できます。
３．確実に：
最後の原則は「確実に」です。
患者さんが求める情報や対応を確実に提供することが重要です。
誤った情報や未対応は信頼を損ないますので、しっかりと対応しましょう。
さて、電話は何コール目に取るのが良いでしょうか？
では、電話のコール数について考えてみましょう。
最初のコールで取れることが理想ですが、電話が繁忙な場合は、2コール目がベストです。
3コール目以降に取った場合は、「お待たせいたしました」と感謝の気持ちを込めて対応しましょう。
数字の１と７は、間違えやすいです：
電話番号や予約の日時など、数字の情報は正確に伝えるように注意しましょう。
特に「１」と「７」は聞き間違えやすいので、はっきりと発音することが重要です。
アルファベットもお気を付けください：
アルファベットの情報が必要な場合もありますが、アルファベットは日本語よりも聞き取りが難しいことがあります。
はっきりとアルファベットを伝えるか、別の方法で確認するよう心掛けましょう。
受話器はどちらの手で取りますか？
受話器を取る際は、利き手でない方の手を使いましょう。
例えば、利き手が右手の場合は左手で受話器を取ります。
右手はメモを取るために使うことで、情報の記録がしやすくなります。
対応が悪いと機会損失に！：
電話対応が悪いと、新規の患者さんを失ってしまう可能性があります。
対応が雑だったり、情報を間違えたりすると信頼を失いかねませんので、丁寧で正確な対応を心がけましょう。
しゃべるスピードは？
電話対応では、しゃべるスピードにも注意が必要です。
速すぎると聞き取りにくく、遅すぎると不安を与えてしまいます。
ゆっくりと、はっきりと話すことが最適です。
最後に：
電話対応はクリニックの第一印象を左右する重要な要素です。
迅速さ、正確性、確実性を持ちながら、丁寧な対応を心掛けましょう。
電話の受け方や数字・アルファベットの伝え方も意識し、患者さんに安心感を与える対応を心掛けましょう。
これらのポイントを押さえることで、クリニックの信頼性が高まり、患者さんが増えることに繋がるでしょう。
頑張ってくださいね！